Retningslinjer for sertifisering av miljøstyringssystemer i skogforvaltning
Dokumentkategori: Veiledning
Fagområde: Sertifiseringsorgan
Dette dokumentet skal gi retningslinjer for hva organer for sertifisering av miljøstyringssystemer skal vektlegge ved sertifisering og oppfølgingsrevisjoner etter ISO 14001 i samsvar med Levende Skog standarder. Dokumentet omhandler temaer som betraktes som spesielt viktige.
Dokumentet skal samtidig gi retningslinjer for de som ønsker å få eller har fått sertifisert sitt miljøstyringssystem for skogforvaltning.
0. Definisjoner
1. Innledning
2. Omfang og opplegg for sertifiseringsorganets revisjon ved førstegangs
sertifisering
3. Frekvens og omfang av sertifiseringsorganets oppfølging
4. Omfang av opplæring
5. Rutiner og dokumentasjon for etterlevelse av Levende Skog-standarder
6. Egen kontroll, intern kontroll og intern revisjon i skogeierforeninger og oppfølging av underleverandører
7. Hvilke betingelser som skal være oppfylt for å kunne gi et sertifikat
8. Sertifikatets tekst
9. Kriterier for suspensjon og/eller tilbaketrekking av sertifikater
0. DEFINISJONER
0.1 Skogeierforeninger
Med skogeierforeninger menes i dette dokumentet distriktsorganisasjoner under Norges Skogeierforbund eller andre som organiserer skogeiere eller som omsetter virke.
0.2 Levende Skog
Et treårig prosjekt med mål å bidra til norsk og internasjonal tillit til at skogindustrien i Norge har basis i et bærekraftig og miljøvennlig skogbruk med evne og vilje til langsiktig ressursforvaltning.
0.3 Levende Skogs standarder (LS)
Et sett med 23 tema (standarder) innen skogforvaltning som til sammen beskriver bærekraftig skogbruk under norske forhold. Utarbeidet i konsensus av Levende Skogs Delprosjekt 2 der alle relevante interessegrupper deltok.
0.4 ISO/IEC Guide 66
General requirements for bodies operating assessment and certification/registration of environmental management systems (EMS)
(Generelle krav til organer som bedømmer og sertifiserer miljøstyringssystemer)
0.5 NS-EN ISO 14001
En verdensomspennende miljøstyringsstandard med tittel: Miljøstyringssystemer. Spesifikasjon med veiledning
0.6 EA-7/02
EA Guidelines for the Accreditation of Certification Bodies for Environmental Management Systems (EA retningslinjer ved akkreditering av sertifiseringsorganer for miljøstyringssystemer).
0.7 FSC
Forest Stewardship Council. Verdensomspennende sertifiseringsordning for skogforvaltning, med felles prinsipper og kriterier. Innenfor dette rammeverket kan nasjonale nivåstandarder utvikles i et samarbeid mellom næringsinteresser, naturvern/økologiske interesser og sosiale interesser. FSC sertifiserer skogeiere, og gir et produktmerke som kan følge tømmerstokken fra den tas ut av skogen til det ferdige produktet når forbrukeren. (Fra WWF-rapport 1999-5a).
0.8 PEFC
Pan Europeisk Skogsertifisering tilbyr et internasjonalt rammeverk for gjensidig anerkjennelse av nasjonale sertifiseringssystem. Rammeverket setter felles krav til prosessen ved utarbeiding av nasjonale standarder, innholdet i standardene og til selve sertifiseringen. Bl. a. er det krav om uavhengig tredjeparts sertifisering utført av nasjonalt akkrediterte sertifiseringsorgan. Sertifisering etter ISO 14001 og LS er godkjent av PEFC.
1. INNLEDNING
Dette dokumentet er utgitt av Norsk Akkreditering (NA) og er et resultat av arbeidet i en sektorkomité som ble etablert for å sikre kvalitet på sertifisering av miljøstyringssystemer for skogforvaltning. Dokumentet er rettet mot sertifiseringsorganer som er akkreditert etter ISO/IEC Guide 66, og som sertifiserer etter NS-EN ISO 14001 og standardene i LS. Det er også rettet mot organisasjoner som sertifiseres etter disse standardene. Dokumentet inneholder kun utvalgte temaer som er vurdert som spesielt viktige, og er således ikke en fullstendig veiledning i forhold til alle krav til akkreditering og sertifisering.
Det er den sertifiserte skogeierforeningen som i første rekke har ansvaret for å føre tilsyn med egen virksomhet og om den etterlever forutsetningene for å være sertifisert, eventuelt iverksette tiltak dersom feil oppdages. Dette gjøres gjennom å ivareta de oppgaver som er beskrevet i kapittel 6.
Sertifiseringsorganets oppgave er å påse at skogeierforeningen følger de rutinene som er beskrevet i miljøstyringssystemet og på stikkprøvebasis verifisere om rutinene fungerer i praksis. Oppgavene er beskrevet i kapittel 2 og 3. I tillegg skal sertifiseringsorganene verifisere at skogeierforeningens kontrollsystem som beskrevet i kapittel 6.2 fungerer effektivt.
Sertifisering er ingen forutsetning for et bærekraftig skogbruk, men et viktig hjelpemiddel for å dokumentere forutsetninger og gjennomføring. Normalt velger enkeltbedrifter individuelt å sertifisere sin virksomhet. Eiendomsstrukturen i Norge med hovedsakelig små skogeiendommer, krever at skogsertifisering for grupper tilrettelegges spesielt.
LS ble utviklet med den forutsetning at de skulle danne normen for et bærekraftig skogbruk i Norge. Sertifisering ble ansett som det mest hensiktsmessige dokumentasjonsverktøyet. I samråd med miljø- og friluftslivsorganisasjonene besluttet Levende Skogs styringsutvalg i juli 1997 å opprette et sertifiseringsutvalg. Utvalget skulle foreslå praktiske løsninger for skogsertifisering, som kunne benyttes både i tilknytning til miljøstyringssystemet ISO 14001 og FSC-sertifisering. Utvalget la som en av premissene at en skulle oppnå en så høy andel sertifisert skog i Norge som mulig.
For at skogsertifisering skal være interessant for et stort antall små eiendommer må den være enkel å gjennomføre og kostnadseffektiv. Sertifiseringsutvalget kom til at skogsertifisering hovedsakelig burde gjennomføres som gruppesertifisering. Gruppen vil være den sertifiserte enhet, med ansvar for å påse at deltakerne overholder kravene til bærekraftig skogbruk.
Sertifiseringsutvalget utredet og anbefalte tre ulike gruppesertifiseringsmodeller:
Gjennom vedtektfestede bestemmelser forplikter medlemmene av en organisasjon seg til også å delta i et sertifiseringssystem. Det er organisasjonen som er den sertifiserte enhet.
Ved salg av tømmer til en sertifisert skogeierforening forplikter skogeieren seg til å etterleve LS. Forpliktelsen skjer ved at skogeieren som selger, underskriver en virkeskontrakt med henvisninger til miljøstandardene. Virkeskontraktens øvrige punkter gjelder den spesifikke tømmerleveransen, mens LS-punktet gjelder hele skogforvaltningen. LS-punktet gjelder dessuten så lenge leverandøren ønsker å være leverandør til en sertifisert skogeierforening. Selv om leverandøren har drifter med års mellomrom, gjelder forpliktelsene hele tiden. Det vil si at når ny virkeskontrakt inngås må leverandøren gå god for at LS er etterlevd siden forrige virkeskontrakt. Skogeierforeningenes kontrollsystem skal fange opp dette.
Skogeierforeningen er den sertifiserte enhet. Det betyr at foreningen har et ansvar for at leverandørens skogforvaltning følger LS. Dette ansvar opphører imidlertid dersom skogeier ikke lenger er å betrakte som leverandør til skogeierforeningen. Ved skifte av kjøper (skogeierforening) overføres ansvaret til den nye kjøper.
Enkelte skogeierforeninger har videreutviklet virkeskontrakt-modellen ved å inngå en ”Miljøavtale” med skogeiere. Inntil avtalen eventuelt sies opp av en av partene gjelder skogeiers og foreningens forpliktelser i henhold til avtalen.
Skogeiere kan slutte seg til en egen gruppe som gjennom avtale forplikte seg til å drive et bærekraftig skogbruk. Det er selskapet som koordinerer gruppen som er den sertifiserte enhet.
Modellene er nærmere beskrevet i ”Sluttrapport fra Sertifiseringsutvalget” (Levende Skog Rapport 12).
Modellene ble utviklet med bakgrunn i den høye og godt forankrete skogeierorganiseringen vi har i Norge og at tømmeromsetningen er basert på at den enkelte skogeier leverer tømmer for salg ved bilvei. Skogeierforeningene opptrer som tømmerkjøpere på samme måten som Nortømmer eller andre tømmerkjøp-selskap.
Virkeskontrakt- og avtalemodellen er tatt i bruk.
Storparten av treforedlingsindustrien i Norge har satt som krav at de norske leverandørene skal ha et ISO 14001-sertifikat i samsvar med LS eller FSC-sertifikat. Dette, sammen med betaling av en egen miljøbonus for sertifiserte tømmerleverandører, har ført til at tilnærmet alle skogeiendommer i Norge er knyttet til en gruppesertifiseringsordning. Til nå (oktober 2001) har gruppene utelukkende valgt ISO 14001 tilknytning. Et fåtall eiendommer er sertifisert direkte, og noen skogeiendommer er FSC-sertifisert. Gruppesertifiseringsmodellene og LS er godkjent av Pan European Forest Certification Council. Sertifikatene er utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganisasjoner.
2. OMFANG OG OPPLEGG FOR SERTIFISERINGSORGANETS REVISJON VED FØRSTEGANGS SERTIFISERING
Framgangsmåten for revisjoner avhenger av hvordan skogeierforeningene er organisert og hva som inkluderes i sertifikatet.
2.1 Alternativ 1
Normalt er skogeierforeningene organisert med en hovedadministrasjon og distriktskontorer og det enkelte medlem blir å betrakte som leverandør av tømmer gjennom virkekontrakter eller egne avtaler som plikter skogeierne til å etterleve kravene i LS ved salg av tømmer.
Denne modellen forutsetter at skogeierforeningene, inkludert distriktskontorene omfattes av sertifikatet. Skogeierforeningene må i sine planer for intern revisjon inkludere alle deler av organisasjonen som omfattes av sertifikatet og må etablere en ordning med oppfølging av underleverandører som sikrer at tømmerleverandører følger kravene i LS.
Sertifiseringsorganet må ved sin førstegangsrevisjon verifisere at miljøstyringssystemet er implementert og at det inkluderer de forhold som det stilles krav til i LS. Det må også vurderes om ordninger med oppfølging av tømmerleverandører er tilstrekkelig. I den forbindelse er det viktig å verifisere at kunnskaper om skogsdrift i forhold til ISO 14001 og LS formidles til den enkelte leverandør.
Det må også være mulig å verifisere skogtiltak etter LS foretatt i hht. det etablerte systemet før eventuelt utstedelse av sertifikat. Slike verifiseringer må foregå på stikkprøvebasis i felt og være tilstrekkelig til å gi tillit til at skogeierforeningens system fungerer på en tilfredsstillende måte. Følgende forhold må tas i betraktning ved utvelgelse av stikkprøver:
· antall distriktskontorer. Ved flere enn 3 kan ordningen for multisite-bedrifter (multilokaliserte bedrifter) som beskrevet i EA-7/02 pkt. G.5.3.6-G.5.3.13 benyttes;
· geografiske variasjoner. Sikre et representativt utvalg av ulike geografiske variasjoner som forekommer i skogeierforeningen;
· vanskelig geografiske områder, veier, adkomst etc.;
· variasjoner dersom det er ulike parter som er ansvarlig for skogbehandlingen;
· variasjoner i typer av skogbehandling;
· antall drifter og størrelse;
· sertifiseringsorganets erfaring med tidligere sertifiseringer og forekomst av feil;
Sertifiseringsorganet må beskrive hvordan ovennevnte forhold ivaretas.
Sertifiseringsorganet må ha prosedyrer for utvelgelse av revisorer. Kompetansen til revisorer skal være i samsvar med ISO/IEC Guide 66, §4.2 og EA-7/02 pkt. 4.2 og den skal ha tilfredsstillende kunnskaper om LS. Det anses også som viktig at kompetansen inkluderer kunnskaper om geografiske særegenheter.
2.2 Alternativ 2
Skogeierforeningene er organisert på samme måte som under alternativ 1, men tømmerleverandørene (medlemmene) inngår i omfanget av sertifikatet. Dette innebærer at medlemmene inkluderes i planleggingen og gjennomføringen av intern revisjon. Intern revisjon bør kunne foretas på stikkprøvebasis, men stikkprøveuttaket må være vurdert og stort nok med hensyn til å kunne gi en rimelig sikkerhet for at skogsdriften totalt sett foregår i samsvar med kravene.
Sertifiseringsorganene må ved førstegangsrevisjon verifisere de samme forhold som ovenfor og omfanget av sertifiseringsrevisjonen trenger ikke være forskjellig fra alternativ 1 selv om vinklingen blir noe forskjellig.
3. FREKVENS OG OMFANG AV SERTIFISERINGSORGANETS OPPFØLGING
I følge kravene til oppfølging er det i ISO/IEC Guide 66, §5.6 presisert at dersom frekvensen for oppfølging er 1 år og resertifisering hvert 3. år anses det som tilstrekkelig for å være i samsvar med kravene. Det praktiseres i en del tilfeller hyppigere oppfølging (halvårlig) som regel etter ønske fra den sertifiserte.
Ved sertifisering av skogeierforeninger bør det gjennomføres halvårlig oppfølging de første 3 år etter sertifisering. Sertifiseringsorganet skal til enhver tid kunne iverksette nødvendige tiltak for å verifisere at den sertifiserte lever opp til forutsetningene for å være sertifisert. Dette gjelder spesielt dersom den sertifiserte foretar endringer i sitt system som kan påvirke forholdet til det å være sertifisert.
Det forutsettes at sertifiseringsorganet iverksetter tiltak i forbindelse med alvorlige klager rettet til sertifiseringsorganet på virksomheten som utøves av den sertifiserte (ref. ISO/IEC Guide 66, §4.4). Slike tiltak kan være nytt besøk, dokumentgjennomgang, og eventuelt i neste omgang suspensjon og/eller tilbaketrekking. Dersom klageren ikke får saken tilfredsstillende behandlet i sertifiseringsorganet, kan han gå videre med klagen til Norsk Akkreditering. Sertifiseringsorganet er også forpliktet til å påse at sertifiserte organisasjoner har registreringer av alle henvendelser relatert til ISO 14001, og at nødvendige tiltak er iverksatt (ref. ISO/IEC Guide 66, §5.8).
EA-7/02 pkt 5.6 beskriver detaljert hvilke forhold som normalt vil være gjenstand for verifisering ved oppfølgingsrevisjoner.
I forhold til LS må sertifiseringsorganene ved sin oppfølging gjennomføre på stikkprøvebasis verifiseringer av skogstiltak som omtalt under kapittel 2 om førstegangs sertifisering og i et tilstrekkelig stort omfang. Blant skogstiltakene som skal verifiseres må det også velges ut steder der skogeierforeningen selv har foretatt verifiseringer for å se at dette arbeidet er gjennomført på en tilfredsstillende måte. Dette kommer i tillegg til vanlig revisjon av om styringssystemet vedlikeholdes og fungerer etter sin hensikt.
Oppfølgingsrevisjoner må også ta med verifisering av hvordan forvaltning av skogområder foregår i ulike stadier mellom to hogster for å se om dette er i samsvar med kravene i LS.
4. OMFANG AV OPPLÆRING
I ISO 14001, §4.4.2 står det følgende:
Organisasjonen skal sikre at enhver person som utfører oppgaver for den eller på dens vegne som organisasjonen kjenner til kan forårsake vesentlig(e) miljøpåvirkning(er), er kompetente med hensyn til relevant utdanning, opplæring eller erfaring. Organisasjonen skal oppbevare dokumentasjonen som angår dette.
Organisasjonen skal identifisere opplæringsbehov tilknyttet sine miljøaspekter og sitt miljøstyringssystem. Den skal tilby opplæring eller på annen måte foreta seg det som trengs for å tilfredsstille disse behovene, og den skal oppbevare angjeldende dokumentasjon.
Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre(r) for å gjør personer som arbeider for den eller på dens vegne, klar over
a) viktigheten av overensstemmelse med miljøpolitikken og prosedyrene, og med kravene i miljøstyringssystemet,
b) de vesentlige miljøaspekter og beslektede reelle og potensielle miljøpåvirkninger i tilknytning til arbeidet, og de miljømessige fordelene ved forbedrede personlige prestasjoner,
c) deres oppgaver og ansvar når det gjelder å oppnå overensstemmelse med kravene i miljøstyringssystemet, og
d) de mulige følger av avvik fra fastsatte prosedyrer
I LS standard §2.1 vedrørende kompetanse står det:
Skogeier skal sørge for at den som utfører arbeid i skogen får relevant informasjon om denne skogens kjente miljøverdier. Den som utfører arbeidet skal ha kunnskap om god og bærekraftig skogbehandling.
Skogeiere og/eller den som utfører arbeid i skogen for vedkommende, skal ha nødvendig kunnskap om arbeidsteknikk og førstehjelp, samt det regelverk som gjelder for helse , miljø og sikkerhet ved skogsdrift.
Skogeier og eller forvalter må kunne dokumentere at alminnelige sikkerhetsmessige og velferdsmessige hensyn ivaretas både for egne ansatte og i entreprenørbedrifter.
Skogeier som arbeider i egen skog skal følge alminnelige sikkerhetsbestemmelser.
Målgrupper:
I forhold til ISO og LS har vi følgende viktige målgrupper vedr. kompetanse:
· Skogeier
· Skogbruksleder/-funksjonær
· Skogsarbeider
· Maskinfører
Målgruppene har ulik rolle i forhold til administrative og praktiske funksjoner, men kan fra hvert sitt ståsted bryte LS hvis de ikke har nødvendig kompetanse.
Skogeier skal ha den kompetansen om LS som er nødvendig for å kunne planlegge og gjennomføre de aktuelle skogtiltakene i tråd med standardene. Ved å gjennomføre kurs i LS, vil skogeier normalt få dekket dette kompetansebehovet.
Dersom skogeier ikke har nødvendig fagkompetanse skal beslutninger vedrørende tiltaket i skogen bistås av personer med kompetanse.
Skogeierorganisasjonen skal kunne tilby skogeier tilfredsstillende opplæring om miljøhensyn i skogbruket. Tilbudet skal bl. a. omfatte kurset Levende Skogs standarder.
Ved avvik på LS skal behovet for opplæring vurderes.
Krav til denne målgruppen er at de har høyere utdannelse eller tilsvarende innen skogbruk. Tilsvarende kan være lang og bred erfaring.
Kurs i LS skal være gjennomført. De skal ha grunnleggende kjennskap til rutinene og prosedyrene rundt miljøstyringssystemet og til sin rolle og sitt ansvar.
Det skal stilles krav til skogeierforening, sertifisert enhet eller arbeidsgiver om årlig oppfølging av denne gruppen.
4.1.3 Skogsarbeider og maskinfører
I forhold til denne målgruppen stiller skogeierforeningen (den sertifiserte) krav til gjennomførte kurs og kjennskap til sin rolle og sitt ansvar i miljøstyringssystemet overfor samarbeidende målgruppe. Erfaring eller annen relevant utdanning kan erstatte de krav som stilles.
Det finnes i dag tilbud om kurs
som gir fagbrev, og tilbud på kortere mer fagrettede kurs for skogsarbeidere og
maskinførere. Skogeierorganisasjonene
skal ut fra status på kompetansen i
målgruppa utarbeide en nødvendig opplæringsplan for å tilfredsstille de
krav organisasjonen stiller.
Hvis målgruppa driver med avvirkning, skal LS-kurs være gjennomført uavhengig av volum.
Helårs arbeidere med selvstendig ansvar skal ha gjennomført fagbrev. Erfaring eller annen relevant utdanning kan erstatte fagbrev. En slik vurdering skal kunne dokumenteres. Der kravene ikke er tilfredsstilt skal opplæringsplanen synliggjøre når dette vil skje.
Krav til opplæring overfor målgruppa skal skille på arbeidets art (hogst, kjøring, markberedning, planting, ungskogpleie) og hvor stort kvantum som blir handtert av den enkelte. Lassbærerkjørere, markberedere og sesongbetonte skogsarbeidere skal ha kunnskap om LS på de felter hvor deres arbeid berører standarder.
Skogsarbeidere som utfører arbeidsledelse og administrative oppgaver tilknyttet skogbruk i tillegg til ordinært skogsarbeid, bør ha fagbrev.
5. RUTINER OG DOKUMENTASJON FOR ETTERLEVELSE AV LS-STANDARDENE
Følgende retningslinjer skal legges til grunn:
1. Før gjennomføring av tiltak er det en forutsetning at LS legges til grunn for å planlegge hvordan tiltaket skal gjennomføres. Dette gjelder eksempelvis innhenting av opplysninger og/eller utførte vurderinger av om hogsten vil kunne berøre:
· Nøkkelbiotop/mulig nøkkelbiotop
· Naturskogkvaliteter
· Kulturminner
· Behov for spesielle friluftshensyn
· Andre spesielle miljøverdier som det skal tas hensyn til
Viktige opplysninger og vurderinger ved hogst av minst 100 kubikkmeter tømmer skal dokumenteres skriftlig.
2. Dersom forholdene på stedet gjør det nødvendig å foreta tilpasninger til standarder i forhold til den tiltaksgjennomføring standardene legger opp til som hovedregel, må dette være skriftlig begrunnet. Det samme gjelder dersom det kan være tvil om hvordan LS er etterlevet.
Den sertifiserte enhet skal etablere og holde ved like et dokumentasjonssystem som ivaretar disse retningslinjer.
Det forutsettes at skogeier som hogger/administrerer selv, oppbevarer dokumentasjonen, slik at den kan forevises ved revisjon. Oppbevaringstid er minimum 10 år.
6. EGENKONTROLL, INTERN KONTROLL OG INTERN REVISJON I SKOGEIERFORENINGER OG OPPFØLGING AV UNDERLEVERANDØRER
Egenkontroll eller driftskontroll er den enkelte skogsarbeider eller entreprenørs kontroll av eget arbeid.
Intern kontroll i denne sammenheng er den interne kvalitetskontroll som utføres av den ansvarlige for den enkelte oppgave, som skogbruksleders kontroll av utførte oppgaver han/hun har hatt ansvaret for.
Intern revisjon gjennomføres av personer avtalemessig eller ansettelsesmessig knyttet til den sertifiserte enhet, men som ikke har vært direkte involvert i den
arbeidsoppgave som revideres.
6.1 Formål
Formålet med det interne kontrollsystemet skal være:
1. Å sikre at tiltakene blir gjennomført på riktig måte
2. Å sikre at det blir en tilstrekkelig stor sjanse for å oppdage feil som er begått
3. Å gi et dekkende bilde av situasjonen
4. Å gi et grunnlag for forbedringstiltak
Egenkontrollens hovedoppgave er knyttet til mål 1. Den interne kontrollen vil kunne bidra til oppfyllelse av alle målene. Den interne revisjonen vil på sin side kunne bidra til oppfyllelse av de 3 siste målene, men vil være spesielt viktig i forhold til mål 4.
6.2 Kontrollsystem
Det samlede kontrollsystem kan beskrives gjennom følgende matrise:
|
Kontrollform |
Objekt |
Ansvarlig |
Hyppighet |
|
Egenkontroll (Driftskontroll) |
De konkrete tiltak i skogen den enkelte selv har gjennomført |
Utførende person, entreprenør eller skogsarbeider |
Alle tiltak |
|
Intern kontroll (Tilsyn) |
Utført egenkontroll og gjennomførte skogbrukstiltak som den enkelte er ansvarlig for selv, ved egne ansatte eller underleverandører |
Oppdragsgiver som skogbruksleder, driftsleder, skogeier m.v. |
Tilstrekkelig hyppig til å ha oversikt over eget ansvarområde. Der egenkontrollen er usikker eller lite dokumentert økes hyppigheten tilsvarende. |
|
Intern revisjon |
Utført egenkontroll og intern kontroll. Gjennomførte skogbrukstiltak. Miljøstyringssystemet slik det fungerer for den aktuelle lokalitet. |
Eget personell eller spesielt innleide personer med skolering innenfor miljørevisjon, skogbruk og miljø. |
Utvalgsbasert, med hyppighet tilpasset antatt risiko for feil, og tilstrekkelig til å gi et dekkende bilde av virksomheten. |
Det er viktig å kunne understreke betydningen av at hver enkelt organisasjon selv har et eierforhold til det kontrollsystem som blir fulgt, og har et ansvar for å tilpasse det til egen virksomhet. Det er derfor verken mulig eller hensiktsmessig å gi detaljerte regler for hvordan kontrollssystemet skal bygges opp. Det er likevel grunn til å klargjøre målene for kontrollvirksomheten og gi en del konkrete retningslinjer. Ulikhetene mellom organisasjonene som er sertifisert gjør at den interne kontrollen vil måtte organiseres på forskjellige måter. Mens skogbrukslederne vil være en viktig ressurs i skogeierforeningene vil skogeierne eller representanter for disse gjerne være de som utfører den interne kontrollen i andre organisasjoner. Egenkontrollen vil også måtte bli forskjellig etter hvilke grupper som utfører arbeidet.
Intern kontroll og interne revisjoner skal alltid dokumenteres. Ved vurdering av kontrollhyppighet, må hele det samlede interne kontrollsystemet vurderes under ett. Omfang av intern revisjon må vurderes ut fra kvalitet og omfang på rutinene for intern kontroll.
Den interne kontrollen sammen med interne revisjoner er en måte å kontrollere/vurdere om eiendommene/skogeierforeningene utfører oppdragene i henhold til oppsatte mål og intensjoner. Dersom det oppdages feil eller uklarheter i forbindelse med interne revisjoner, vil dette rapporteres som avvik/observasjoner eller kommentarer. En slik rapporteringsprosedyre har to effekter:
1. Siden eventuelle avvik/observasjoner avdekket under intern revisjon blir fremlagt under ledelsens gjennomgang, er dette ledelsens måte å være oppdatert på ”systemets status og eventuelle svake sider” i organisasjonen.
2. Avvik/observasjoner avdekket under intern revisjon vil stoppe en videre uheldig praksis hos den enkelte ansatte/skogeier.
Interne revisjoner bør også gi et grunnlag for å dokumentere utviklingen i organisasjonen over tid. Det er i den sammenheng viktig å få frem både de positive og negative sidene som avdekkes under interne revisjoner.
Den interne revisjonen ved skogsertifisering består både av en kontroll av systemet i organisasjonen og en stikkprøvekontroll i skogen med fokus på om LS er fulgt.
Systemdelen av revisjonen må legges opp slik at alle avdelinger/ distriktsenheter blir revidert i løpet av en viss tid. Kunnskap og forståelse for LS og de rutiner som er etablert for å implementere disse, må stå sentralt.
Antall stikkprøver må være stort nok til å gi et rimelig dekkende bilde av hvordan LS er oppfylt og hvor problemene er størst. Både systemdelen av intern revisjon og den interne kontrollen bidrar til å gi dette bildet. Behovet for stikkprøver ved intern revisjon må derfor sees i sammenheng med disse kontrollene, samt kvalitet og innhold i dokumentasjonen fra disse.
Utgangspunktet for revisjonen er etterlevelse av LS. Ved uforming av kontrollopplegget må en prioritere hvilke tiltak som er viktige og som skal vektlegges. Gjennomføringen av skogsdrifter blir på dette grunnlag normalt et viktig kontrollelement, men normalt ikke tilstrekkelig alene.
For at intern revisjon skal gi et så korrekt bilde av organisasjonen som mulig, bør utvalget i begynnelsen i stor grad være basert på tilfeldig utvalg (volumbasert). Etter hvert som man får et grunnlag å vurdere aktiviteten/organisasjonen mot, bør intern revisjon i økende grad fokuseres mot spesielle aktiviteter, tidligere registrerte avvik (som berører hele organisasjonen), problemområder osv.
Personell som benyttes til intern revisjon må ha god innsikt i standarden og systemet. Uavhengighet i forhold til den utførte oppgave som revideres er sentralt ved interne revisjoner. Intern revisjon skiller seg fra intern kontroll på dette punkt.
6.4 Oppfølging av underleverandør
I dette kapitlet er oppfølging av underleverandør begrenset til å gjelde eiendommer der driften er administrert/drevet av skogeier selv.
Ved bruk av sertifisering etter virkeskontraktmodellen kommer skogeiere som ikke bruker organisasjonens driftsapparat i en ren underleverandørrolle. Det er en forutsetning at kravene som skal oppfylles er klargjort på en entydig måte overfor disse skogeierne. Stikkprøvene som utføres i forbindelse med de interne revisjonene må også omfatte denne type eiendommer.
Når skogeier er ansvarlig for drift eller driftsadministrasjon og skogeier ikke har egne rutiner for intern kontroll/ stikkprøvekontroll, må det forventes en større usikkerhet med hensyn til kvaliteten på resultatene. Det må følgelig her gjennomføres en høyere stikkprøvefrekvens enn på oppdrag utført av en skogeierforenings driftsapparat. Omfanget av stikkprøvekontroller bør når skogeier selv har driftslederansvaret, ligge på minimum 5% av antallet.
7. HVILKE BETINGELSER SOM SKAL VÆRE OPPFYLT FOR Å KUNNE GI ET SERTIFIKAT
Utstedelse av sertifikat bygger på resultater av sertifiseringsrevisjoner. Sertifiseringsrevisjoner gjøres i to trinn:
· Planleggingsmøte:
Planleggingsmøte har til hensikt å fastslå om skogeierforeningen er moden for sertifisering, dvs. kommet så langt i å etterleve kravene i standardene ISO 14001 og LS, at det er rimelig å anta at sertifisering kan oppnås. Dertil planlegges hovedrevisjonen.
· Hovedrevisjonen:
Hovedrevisjonen har til hensikt å fastslå om skogeierforeningen i praksis etterlever kravene i standardene.
Revisjonene gjennomføres av et kvalifisert revisjonsteam og i samsvar med revisjonsprogram utarbeidet på forhånd. Revisjonsprogrammet skal ha tilstrekkelig innhold og omfang til å gi et representativt bilde av hvordan kravene i standarden etterleves.
Mangler som revisorene finner i forhold til styrende dokumenter registreres som avvik.
Avvikene må rettes opp ved at skogeierforeningen analyserer årsaken til avvikene, og gjennomfører korrigerende tiltak som skal sikre at avvikene ikke gjentar seg.
Når alle korrigerende tiltak er verifisert av revisor, innstiller revisjonsleder til sertifiseringsorganets ledelse på at sertifikat utstedes. Før sertifikat utstedes, gjennomføres en kvalitetskontroll, internt i sertifiseringsorganet, av sertifiseringsprosessen.
Sertifikatet er gyldig i 3 år. Skogeierforeningen følges i denne perioden jevnlig opp med revisjoner for å sikre at kravene etterleves og at skogeierforeningen kontinuerlig forbedrer sin miljøinnsats.
Hvert tredje år må skogeierforeningen gjennom en grundig revisjon før sertifikatet fornyes for ytterligere 3 år.
8. SERTIFIKATETS TEKST
Sertifikater som utstedes skal klart beskrive hvilke aktiviteter som inkluderes i sertifiseringen og hvem det omfatter. I tilknytning til ISO 14001 standarden kan det tilføyes ”Skogforvaltning i samsvar med Levende Skog standarder for bærekraftig skogbruk”. Årstallet for utgivelse av standardene skal være med både for ISO 14001 og LS.
9. KRITERIER FOR SUSPENSJON OG / ELLER TILBAKETREKKING AV SERTIFIKATER
Dersom revisjoner foretatt av sertifiseringsorgan avdekker at standardenes krav ikke lenger er tilfredsstilt, og at korrigerende tiltak ikke blir iverksatt hos sertifikatinnehaver, eller sertifiseringsorganet på annen måte blir kjent med at betingelsene for opprettholdelse av sertifikat ikke overholdes, vil sertifiseringsorganene foreta en vurdering av alvorlighetsgrad, samt omfanget av avviket og på bakgrunn av dette eventuelt iverksette ett av følgende tiltak:
· Suspensjon av sertifikat
· Tilbaketrekking av sertifikat
Sertifikatinnehaver vil motta skriftlig varsel om tiltaket.
Begge tiltak innebærer at sertifikatinnehaveren ikke lenger har gyldig sertifikat.
Sertifikatet suspenderes, det vil si gjøres ugyldig i en begrenset periode, vanligvis opp til 3 måneder. Det er to hovedgrunner for suspensjon:
1. tilfredsstillende korrigerende tiltak for gitte avvik i forhold til styrende dokumenter er ikke gjennomført innen gitte frister;
2. direkte som følge av vedvarende mindre brudd eller grovt enkeltbrudd på lovbestemte krav.
Suspensjon oppheves når sertifikatinnehaver har gjennomført tilfredsstillende korrigerende tiltak og bekreftet ved revisjon av sertifiseringsorganet.
Sertifikatet trekkes tilbake når eksempelvis nødvendige korrigerende tiltak ved suspensjon ikke gjøres innen gitte tidsfrister, når vesentlige kravelementer i standardene ikke lenger praktiseres eller ofte fravikes i den sertifiserte enhet, og ved gjentakelse av grove brudd på lovbestemte krav.
Skriftlig varsel oversendes med krav om tilbakesending av alle eksemplarene av sertifikater. Sertifiseringsforholdet opphører og melding om tilbaketrukket sertifikat sendes aktuelle databaser. Ønsker bedriften nytt sertifikat må sertifiseringsprosessen gjennomføres som for førstegangs sertifisering.